Was bei der Hotelbuchung zu beachten ist

Was bei der Hotelbuchung zu beachten ist

In früheren Jahrzehnten war die Hotelbuchung eine recht einfache Angelegenheit. Mit dem Griff zum Telefonhörer, dem Durchgeben des Reservierungswunsches sowie mit der telefonischen Bestätigung des Gegenübers war die Hotelbuchung erledigt. Die Anreise konnte beginnen, und beim Einchecken an der Rezeption gab es keine Probleme.



Das ist in der heutigen Zeit nicht mehr denkbar oder möglich. Spätestens dann, wenn im Hotel einer der großen und internationalen Hotelketten gebucht wird, oder wenn der Buchungstermin in den Veranstaltungszeitraum einer Messe fällt, entwickelt sich die Hotelbuchung zu dem, was sie von Haus aus auch ist: Ein telefonisch geschlossener Vertrag, der durch die anschließende beiderseitige schriftliche Bestätigung rechtsverbindlich wird. Und zwar mit allen daraus resultierenden Konsequenzen, zu denen auch die Bezahlung des gebuchten Zimmers im Falle einer Absage gehören kann.

Hotel
Hotel @iStockphoto/Paulo Cruz

Eine Hotelbuchung kann nach wie telefonisch, aber auch schriftlich vorgenommen werden. Viele Hotels bieten auf ihrer Website die Möglichkeit, online reservieren zu können. Die telefonische Hotelbuchung hat vielfach den Vorteil, dass im Gespräch mit dem Personal an der Hotelrezeption nahezu allen Fragen direkt und abschließend geklärt werden können. Es findet eine oft hilfreiche und informative Kommunikation statt, in der auch die Vorstellungen und Wünsche geäußert werden können, die in dem Online-Vordruck nicht aufgelistet sind. Und ein telefonischer Gedankenaustausch ist allemal ergiebiger als ein oft mehrfaches Hin- und Herschreiben.

Eine telefonische Hotelbuchung wird heutzutage vom Hotel anschließend schriftlich bestätigt. Und die Buchung wird erst dann letztendlich wirksam, wenn diese Hotelzuschrift ausgefüllt und rechtsverbindlich unterzeichnet zurückgeschickt worden ist. Diese Korrespondenz erfolgt vielfach per Telefax oder per Datei als Anlage zur Emailkorrespondenz. Wenn diese beiden Möglichkeiten entfallen, bleibt der deutlich zeitaufwändigere postalische Weg. Bei wichtigen Buchungen sollte die Rücksendung der Hotelbuchung per Übergabe-Einschreiben erfolgen, so dass ein Empfangsnachweis vorliegt.

In diesem Stadium der Hotelbuchung gilt es, die telefonisch durchgegebenen Angaben auf der Buchungsbestätigung des Hotels genau zu prüfen. Denn wenn hier Fehler unterlaufen oder wichtige Angaben fehlen, setzen sie sich im gesamten hotelinternen Buchungsvorgang fort. Einmal abgesehen davon, ob diese gegengezeichnete Buchungsbestätigung beim Hotel maschinell eingelesen oder manuell eingegeben wird. Wichtige Angaben sind beispielsweise die Buchungsnummer sowie die Details wie Datum von An- und Abreise, Zimmerart, Frühstück inklusive oder exklusive, Garagenplatzbuchung und dergleichen mehr.

Als Zahlungsgarantie machen die Hotels heutzutage üblicherweise Angaben zur Kreditkarte zur Voraussetzung für die Hotelbuchung. Dazu zählen Kartennummer, Kartenlaufzeit sowie Sicherheitsnummer auf der Rückseite der Kreditkarte. Wenn dieser Weg nicht möglich ist, wird vielfach die endgültige Buchungsbestätigung davon abhängig gemacht, dass die Hotelbuchung beim Einchecken im Voraus gezahlt wird. Je nach Hotelführung ist es auch möglich, dass ohne diese Kreditkartenangaben oder eine andere Vorauszahlungsgarantie die Hotelbuchung nicht verbindlich bestätigt wird. Man muss sich dann mit einer so genannten Vorreservierung begnügen und reist mit dem Restrisiko an, dass das gebuchte Zimmer dann doch nicht frei ist.

Wichtig bis sehr wichtig ist auch die vom Hotel gewünschte Angabe über die voraussichtliche Uhrzeit der Anreise. Das sollte ernst genommen werden; denn dahinter steht die Absicht des Hotels, das gebuchte Zimmer dann wieder ‚in den Verkauf zu geben‘, wenn die Anreise nicht bis zum angegebenen Zeitpunkt erfolgt ist.